4.5 Mentorien ja mentoroitavien yhdistämisprosessin jälkeen

Kun yhdistämisprosessi on saatu päätökseen, kukin kumppaniorganisaatio, mentori ja mentoroitava ovat jatkuvassa yhteydessä 2-3 kuukauden ajan neljän (4) koulutustapaamisen ja lopetusprosessin suorittamiseksi (eli asiaankuuluvien arviointiasiakirjojen loppuun saattamiseksi ja palautteen antamiseksi jne.). Prosessin jälkeen ja mentorointitilaisuuksien aikana kaikilla mukana olevilla osapuolilla (projektin vastuullinen organisaatio, mentorit, mentoroitavat) on erityisiä tehtäviä ja velvollisuuksia mentorointiohjelmaan osallistuessaan:

Vastuullinen organisaatio:

• Järjestä vähintään yksi (1) kokous (joko fyysisesti tai verkossa) ennen kuin mentorointiohjelma alkaa keskustella vastuista, tehtävistä ja oikeuksista
• Järjestä mentorointiohjelman toteutuksen aikana vähintään yksi (1) kokous (joko fyysisesti tai verkossa) keskustellaksesi mentorointiprosessista / edistymisestä, tulevista haasteista (jos sellaisia on) ja mahdollisista ratkaisuista
• Pidä säännöllistä viestintää (sähköpostitse, puhelimitse jne.) mentorien ja mentoroitavien kanssa seurataksesi mentorointi-istuntojen edistymistä
• Anna tarvittaessa apua ja ohjausta mentoreille ja mentoroitaville
• Keskustele muun hankeryhmän kanssa kunkin hankemaan mentorointiohjelmasta ja toimita tarvittaessa päivityksiä
• Järjestä vähintään yksi (1) kokous (joko fyysisesti tai verkossa) mentorointiohjelman päättymisen jälkeen palautteen ja kaikkien asiaankuuluvien lomakkeiden ja arviointiasiakirjojen keräämiseksi sekä mentoreilta että mentoroitavilta.

Mentorit:

• Tapaa vähintään kerran (joko fyysisesti tai verkossa) asianomaisen hankemaan vastuullisen organisaation kanssa ennen kuin mentorointiohjelma alkaa
• Osallistu vähintään neljään (4) mentorointi-istuntoon 2-3 kuukauden aikana
• Tapaa mentorointiohjelman toteutuksen aikana vähintään kerran (joko fyysisesti tai verkossa) asianomaisen hankemaan vastuullisen organisaation kanssa keskustellakseen mentorointiprosessista/edistymisestä, tulevista haasteista (jos sellaisia on) ja mahdollisista ratkaisuista.
• Pidä säännöllistä viestintää (sähköpostitse, puhelimitse jne.) vastuullisen organisaation kanssa, jotta saat asiaankuuluvat päivitykset ja tiedot mentorointiprosessista ja mentorointi suhteesta
• Ilmoita mahdollisista odottamattomista tapahtumista tai ongelmista vastuulliselle organisaatiolle
• Täytä kaikki vastuullisen organisaation toimittamat vaaditut asiakirjat/mallit ennen mentorointiohjelman toteuttamista, sen aikana ja sen jälkeen

Mentoroitava:

• Osallistu vähintään neljään (4) mentorointi-istuntoon 2-3 kuukauden aikana
• Ilmoita mahdollisista odottamattomista tapahtumista tai ongelmista vastuulliselle organisaatiolle
• Täytä kaikki vastuullisen organisaation toimittamat vaaditut asiakirjat/mallit ennen mentorointiohjelman toteuttamista, sen aikana ja sen jälkeen