En la fase inicial, es necesario realizar una primera verificación de la viabilidad de la idea de negocio, procediendo, si es necesario, a una primera revisión de la propia idea antes de aventurarse en el mercado. Posteriormente, lo aprendido en esta fase te será muy útil para abordar el último tramo del camino, el más difícil: la redacción del plan de empresa.
Para comprobar si su idea es viable es necesario analizarla en detalle y medir su riesgo.
No hay negocio sin riesgo: el peligro de que algo salga mal está relacionado con la idea misma de crear su propia empresa. Si el riesgo no puede eliminarse, si puede calcularse. En esta fase es muy recomendable realizar un primer “análisis interno”, que permita:
- Evaluar los “puntos fuertes” y “debilidades” de la idea de negocio (factores de riesgo)
- Estimar el grado general de los riesgos.
En la fase inicial, al evaluar las aptitudes para montar el negocio, te enfrentabas a factores subjetivos, es decir, a tus características personales. Ahora, en cambio, debes tener en cuenta todos aquellos factores que afectan objetivamente al éxito de tu negocio.
Realizando un primer análisis de viabilidad, se podrá proceder – antes de empezar realmente – a todas las “correcciones” necesarias. Para ello, es necesario analizar diferentes áreas de riesgo, que pueden variar según los distintos sectores de actividad.
Por lo tanto, es necesario solicitar el DAFO o el análisis de los puntos fuertes y débiles de amenazas y oportunidades, un análisis crucial para identificar las estrategias de mejorar más adecuadas.
D.A.F.O. Es el acrónimo de Debilidades, Amenazas, Fortaleza y Oportunidades. Se divide en:
- Interno
- Externo
Respecto al análisis interno, la empresa debe identificar con precisión sus puntos fuertes y también sus puntos débiles. Esto es así porque las estrategias deben centrarse en la posibilidad de reforzar los puntos fuertes y eliminar, o al menos mitigar el efecto negativo de los puntos débiles. En cambio con el análisis externo la empresa debe identificar todos aquellos factores procedentes del entorno exterior que pueda considerarse oportunidades o amenazas para su negocio.
1) Análisis de los factores internos
Las fortalezas son aquellas habilidades y competencias que diferencian a la compañía de sus competidores y son claramente percibidos por los consumidores. Aprovechar estos puntos supone consolidar el posicionamiento de la empresa con la consecución de buenos resultados. Para identificar los puntos fuertes, se puede responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué es lo que hago mejor?
- ¿Qué tipo de conocimiento tengo que la competencia no?
- ¿Qué recursos puedo tener?
- ¿Qué beneficios me atribuyen mis clientes?
Debilidades, por otro lado, son aquellas características que limitan el éxito y deben ser analizados cuidadosamente para eliminar o mitigar sus efectos. Para identificar sus puntos débiles, se puede responder a las siguientes preguntas
- ¿Qué no puedo hacer?
- ¿Qué conocimientos técnicos me faltan?
- ¿Qué recursos me faltan?
- ¿En qué aspecto es la competencia mejor que yo?
Hagamos una lista no exhaustiva de las áreas en las que se pueden identificar los puntos fuertes y débiles.
Áreas en las que puede identificar sus puntos fuertes y débiles:
- Conocimientos tecnológicos
- Imagen
- Disponibilidad de recursos de financiación
- Personal especializado
- Estructura organizativa
- Percepciones de consumo
- Conocimiento del mercado
- Tecnología
- Producción y distribución (logística)
2) Análisis de factores externos
Las amenazas son todas aquellas tendencias del entorno externo que afectan negativamente al éxito de la empresa. Hay que prever estos factores para evitarlos o mitigar sus efectos. Para identificar las amenazas externas, se puede responder a las siguientes preguntas
- ¿Se está cambiando la tendencia de mi mercado?
- ¿Está la competencia implementando estrategias para hacerme daño?
- ¿Están las nuevas tecnologías amenazando mi mercado?
- ¿Ha aumentado el coste de los préstamos y la financiación?
Oportunidades, Por otro lado, son todas aquellas tendencias del entorno externo que pueden aportar ventajas a la empresa, como la introducción de nueva legislación, los cambios sociales y los gustos de los consumidores, las fases positivas del ciclo económico, el desarrollo de nuevas tecnologías, los acontecimientos locales ventajosos para usted. Para identificar las oportunidades, se puede responder a las siguientes preguntas:
- ¿Existen nuevas tendencias sociales?
- ¿Está aumentando la renta disponible?
- ¿Se han promulgado leyes que me beneficien?
- ¿La tecnología me abre nuevas fronteras?
Hagamos una lista no exhaustiva de las áreas en las que se pueden identificar las amenazas y las oportunidades.
Áreas en las que identificar amenazas y oportunidades
- Tendencia económica
- Legislación
- Cambios sociales
- Innovación tecnológica
Al observar al DAFO, cabe señalar que son los aspectos positivos mientras que la combinación de DEBILIDADES/AMENAZAS representa los aspectos negativos. Además, las FORTALEZAS y las DEBILIDADES representan el presente y el pasado, mientras que las OPORTUNIDADES y las AMENAZAS representan el futuro
3) Estrategia
Tras estas consideraciones es posible identificar, por ejemplo, las siguientes estrategias:
- FORTALEZA/OPORTUNIDAD: aprovechar los puntos fuertes internos y explotar las oportunidades externas.
- FORTALEZAS/AMENAZAS: utilizar las fortalezas para defenderse de las amenazas.
- DEBILIDADES/OPORTUNIDADES: eliminar las debilidades internas y aprovechar las oportunidades externas.
- DEBILIDADES/AMENAZAS: activar las estrategias de defensa para evitar que las amenazas externas agraven las debilidades internas.
Muchas empresas también realizan un análisis PEST junto con un análisis DAFO, sólo que se ocupa de cuatro factores totalmente externos a la empresa. Estos son los factores de un análisis PEST:
- Factores políticos
- Factores económicos
- Factores socioculturales
- Factores tecnológicos
El análisis PEST le proporcionará una estructura que le permite investigar el entorno externo de su organización y a discutir sus probables implicaciones:
- ¿Cuáles son los principales factores políticos?
- ¿Cuáles son los factores económicos más importantes?
- ¿Cuáles son los aspectos culturales más importantes?
- ¿Qué innovaciones tecnológicas podrían producirse?
- ¿Qué legislación actual o futura podría afectar al sector?
- ¿Cuáles son las consideraciones medioambientales?
La forma de clasificar cada cuestión planteada no es importante cuando se utiliza la técnica PEST, ya que el objetivo de esta herramienta es simplemente identificar el mayor número posible de factores.
Por ejemplo, no es importante clasificar una próxima normativa gubernamental como cuestión política o jurídica. Lo único que importa es que se identifique como potencialmente impactante para su organización. La herramienta PEST es una poderosa técnica para analizar su entorno, pero solo debe representar un componente de un proceso de análisis estratégico completo. Los factores PEST, combinados con los factores micro ambientales externos y los impulsos internos, pueden clasificarse como oportunidades y amenazas en un análisis DAFO.
Se recomienda utilizar el análisis PEST para estudiar los escenarios externos cuando sea necesario tomar algunas decisiones fundamentales para la vida de una organización, por ejemplo;
- Cuando se planifica el lanzamiento de un nuevo producto o servicio
- Cuando se exploran nuevas estrategias de mercado
- Cuando se empieza a vender en un nuevo país o región
En todos estos casos, es necesario evaluar el impacto potencial de los factores externos en su organización, tanto desde el punto de vista operativo como del mercado. El objetivo del análisis PEST es identificar problemas que cumplan dos criterios clave
- Que está más allá del control de su organización.
- Que tendría algún nivel de impacto en él.
Todas las discusiones deben ser cuidadosamente controladas para mantener el enfoque en la identificación de los problemas en lugar de tratar de resolverlos. Habrá que considerar las implicaciones de todos los factores que se identifiquen, pero hay que evitar caer en la trampa de discutir posibles soluciones o estrategias.
El proceso al utilizar la técnica PEST es relativamente simple:
- Haga una lluvia de ideas y enumere los problemas clave que están más allá del control de la organización.
- Identifique las implicaciones de cada problema.
- Evaluar es importante para la organización (ej. crítico, importante, significante, moderado o insignificante).
- Evaluar la probabilidad de que ocurra (ej. certeza, extremadamente probable, probable, potencial, remota posibilidad o no pasará).
- Considere brevemente las implicaciones si el problema ya se ha producido.
Este proceso debería proporcionarle una comprensión mucho más clara de su entorno. Esta visión del “panorama general” le permite evaluar los riesgos potenciales a los que debe enfrentarse y el impacto que tendrán los factores externos actuales
- Factores ecológicos
- Factores legales
Una de las principales razones por las que merece la pena estudiar los análisis PEST es porque muchos de los factores que podrían acabar en una matriz PEST también podrían ser relevantes para las oportunidades y amenazas de su análisis DAFO. La agitación sanitaria, política y económica provocada por la pandemia de COVID-19 que presenciamos en todo el mundo en 2020, por ejemplo, representa muy bien un conjunto de amenazas legítimas y graves para muchas empresas (además de algunas oportunidades)
Este tipo de obstáculos suelen ser mucho más complicados que las oportunidades y amenazas que pueden encontrarse en la mayoría de los análisis DAFO. Dada su mayor escala y sus complejas repercusiones sociales, nacionales o incluso mundiales, necesitan un análisis específico, analítico y profesional.
El análisis DAFO proporciona hojas de ruta más inmediatas y potencialmente accionables, mientras que los análisis PEST pueden ser de gran valor a la hora de formular planes de negocio y estrategias empresariales a más largo plazo.
Video Profundizando en el analisis SWOT (duración 6 minutos 27 segundos)
y PEST (duración 2 minutos 42 segundos)
Una vez que hayas decidido dar el paso, tienes que averiguar cómo ganar dinero con ello. En otras palabras, tienes que averiguar cuál es tu modelo de negocio. Hay muchas preguntas que entran en esta categoría: ¿Quién es tu cliente objetivo? ¿Qué problema intentas resolver? ¿Cuál es tu estructura de costes? ¿Cuál es su margen de beneficios? Una vez que tengas claro tu modelo de negocio es el momento de redactar un plan de empresa.
El plan de negocio es un documento de importancia fundamental para el nuevo empresario
- Permite verificar la viabilidad real de la iniciativa bajo sus distintos perfiles (técnico, comercial, económico, financiero).
- Constituye una guía operativa para los primeros periodos de gestión.
- Representa una tarjeta de visita insustituible para cualquier contacto con posibles inversores (también es requerido por muchas leyes de financiación para nuevas empresas).
El plan de negocio determina, con una aproximación razonable, el grado de convivencia y riesgo de la iniciativa, y da una respuesta racional a dos preguntas básicas:
1) ¿Merece la pena poner en marcha el negocio? Y, si la respuesta es afirmativa
2 ¿Cuál es la mejor manera de llevarlo a cabo?
Pero ¿cómo se construye un plan de negocio?
Un plan de negocio consiste en tres básicas fases:
- La primera fase, una introducción;
- La segunda fase, de carácter técnico-operativo ;
- La tercera fase, de carácter cuantitativo-monetario.
La primera parte del plan de negocio, la introducción:
- Describe brevemente la idea de negocio y cómo nació y se desarrolló;
- Se refiere a los factores subjetivos: debe poner de manifiesto las características personales (actitudes, aspiraciones, motivaciones) y profesionales (estudios realizados, experiencia laboral, competencias técnicas, etc.) de las personas implicadas.
La credibilidad de la aspirante a empresaria es extremadamente importante: por ello, el plan de empresa tiene que ofrecer, en su primera parte, un perfil significativo las futuras empresarias.
Hay que destacar aquellas cualidades personales que pueden construir verdaderos argumentos para el éxito de la iniciativa: conocimientos técnicos, actitudes de liderazgo, capacidad de organización y creatividad, capacidad para trabajar en equipo, para tratar con la gente, etc.
Únicamente presentarse no es suficiente. También tienes que ofrecer una imagen clara y convencida de lo que quieres hacer, cómo y cuándo lo harás.
La segunda parte, por tanto, se refiere a los factores objetivos y debe especificar la viabilidad técnica y operativa del proyecto
En esta fase tendrás que detallar:
- El producto o servicio;
- Las herramientas de producción (tecnológicas, instalaciones, maquinaria, etc.) y el proceso de producción de bienes o prestaciones de servicios:
- El entorno en el que tiene previsto operar (competidores, proveedores, intermediarios, comerciales, etc.) y el mercado en el que tiene previsto vender (clientes) ;
- La estructura de la empresa (forma jurídica, número de empleados, organización, ubicación, etc.)
Pero no es suficiente tener las ideas claras de lo que quieres hacer y cómo. También necesitas saber cuánto dinero te costará lograr tus metas y los beneficios que te pueda garantizar tu futuro negocio.
Por lo tanto es necesario destacar:
- Los recursos financieros previstos para las inversiones (recursos propios, eventuales los disposición de subvención, eventuales préstamos o de inversores externos, etc.)
- Los beneficios previstos y cuándo comenzarán.
La fiabilidad de la información y los datos presentados en esta parte del proyecto es muy importante.
Ahora tienes que demostrar los datos expuestos en la parte técnico-operativa del plan de empresa. Para ello, hay que “traducir” tu proyecto en términos cuantitativos-monetarios, mediante una serie de balances y cuentas de resultados.
Éstos tienen que identificar, a lo largo de un periodo de al menos tres años, el alcance de
- inversiones: “actividades” o “usos de los recursos”;
- financiación: “pasivos” o “fuentes de recursos”;
- ingresos: resultado de los estados financieros, que puede ser positivo (“beneficio”, cuando los ingresos superan a los costes) o negativo (“pérdida”, en caso contrario);
- flujos de caja (diferencia entre las entradas y salidas monetarias registradas en un periodo determinado).
En este punto, el camino se convierte – para la mayoría de nosotras – extremadamente difícil. De hecho, la preparación del presupuesto es un proceso que se caracteriza por una complejidad técnica intrínseca y requiere un profundo conocimiento de la contabilidad
Nos limitamos a decir que la construcción del presupuesto implica la redacción de:
- Las estimaciones parciales: se refieren a cada función de la empresa (producción, comercial, administrativa, etc.: estimación de la producción, estimación de la inversión, etc.)
- El presupuesto global (es decir, relativo a la empresa en su conjunto
Una vez elaboradas las estimaciones parciales, éstas convergen en las estimaciones de síntesis –estimación económica, estimación financiera, estimación patrimonial- que representan formalmente la estimación a largo plazo que constituye, en su conjunto, el presupuesto global.
Decíamos que el análisis te permite medir a grandes rasgos el grado de riesgo al que te enfrentas. Obviamente, un plan de negocio es mucho más preciso e indica las “zonas oscuras” de tu idea. Y esto te permite solucionar tus problemas incluso antes de haber disparado el primer tiro, es decir, antes de la fase de puesta en marcha (el inicio real del nuevo negocio)
Todas las correcciones, como sabemos, proceden siempre por ensayo y error. El plan de negocio, de hecho, no está definido desde el principio, ni es inmutable. Por el contrario, constituye una especie de “trabajo en curso”, caracterizado por la necesidad de verificar, revisar y adaptar constantemente las hipótesis de partida.
La creación de una empresa es, por tanto, un proceso gradual, que debe seguirse paso a paso. Primero a nivel de proyecto, luego con el trabajo diario. Por eso el presupuesto se conoce también como “presupuesto pro forma”: esta expresión indica precisamente que se trata de un borrador no definitivo, un trabajo en constante evolución; al menos hasta que la simulación de la empresa en los tres primeros años muestre el menor nivel de riesgo posible.
Aquí puedes encontrar un video con información detallada de como plantear un plan de negocio (duración 13 minutos 38 segundos)
